Pengelolaan surat keluar dan masuk di perguruan tinggi merupakan bagian penting dalam administrasi yang mendukung kelancaran komunikasi serta tata kelola institusi. Proses ini harus dilakukan secara sistematis, terstruktur, dan sesuai dengan pedoman yang berlaku untuk memastikan efisiensi dan akurasi.

• Penerimaan: Surat yang diterima dicatat dalam buku agenda atau sistem elektronik untuk mendokumentasikan tanggal dan detail surat.
• Pemeriksaan: Surat diperiksa untuk memastikan kelengkapan dokumen, seperti tanda tangan, stempel, atau lampiran.
• Distribusi: Surat didistribusikan kepada pihak yang berwenang sesuai dengan isi dan tujuan surat.
• Arsip: Surat yang telah diterima dan ditindaklanjuti disimpan di arsip institusi untuk keperluan referensi di masa mendatang.

• Penyusunan: Surat disusun secara jelas, formal, dan sesuai dengan format baku institusi. Gunakan bahasa yang sopan dan profesional.
• Persetujuan: Surat harus melalui tahap verifikasi dan persetujuan oleh pejabat yang berwenang sebelum dikirim.
• Pengiriman: Surat dikirim menggunakan media yang sesuai, baik secara fisik maupun elektronik, dan disertai dengan bukti pengiriman.
• Pencatatan: Setiap surat keluar dicatat dalam buku agenda atau sistem elektronik dengan mencantumkan detail seperti nomor surat, tanggal, dan tujuan.
• Arsip: Salinan surat keluar disimpan di arsip institusi sebagai dokumen pendukung.

• Pengelolaan surat yang lebih cepat dan efisien.
• Pelacakan dokumen secara mudah melalui pencarian digital.
• Pengurangan risiko kehilangan dokumen fisik.
• Peningkatan keamanan data dengan penggunaan enkripsi.

• Surat harus dibuat dan dikelola sesuai dengan peraturan yang berlaku, baik secara internal maupun eksternal.
• Informasi dalam surat harus akurat dan tidak melanggar prinsip kerahasiaan institusi.
• Penanggung jawab pengelolaan surat wajib memastikan bahwa dokumen tersebut disimpan dan didistribusikan secara aman.